Was ist Terminologiemanagement im Unternehmen?

Konsistenz und Qualität hängen stark zusammen. Denn wer bei der Wortwahl genau ist, der profitiert auch von mehr Effizienz und einer professionellen Außenwahrnehmung.

Wenn Sie international tätig sind und mehrsprachige Terminologie in Ihrem Unternehmen verwenden, dann sind einheitliche Benennungen also besonders wichtig. Egal ob Fachsprache oder umgangssprachliche Ausdrücke für Ihr Marketing – Sie sollten immer wissen, wann welches Wort verwendet wird.

Die Lösung ist ein professionelles Terminologiemanagement. Je früher man damit anfängt, die Unternehmensterminologie in einer speziellen Datenbank zu sammeln, desto besser. Viele Unternehmen hängen hier noch hinten nach…

Was ist Terminologiemanagement?

Definition

Terminologiemanagement ist der Prozess des Sammelns, Sortierens und Einheitliche verwenden von Fachbegriffen eines Unternehmens. Damit bleiben Übersetzungen und die Kommunikation im Unternehmen klar und einheitlich.

Stellen Sie sich vor, Sie sind der Kapitän eines großen Schiffes, das durch die unberechenbaren Gewässer der globalen Geschäftswelt navigiert. Ihr Schiff ist Ihr Unternehmen, und die Crew sind Ihre Mitarbeiter, die alle mit verschiedenen Sprachen und Fachwortschatz jonglieren. Ohne einheitliche Terminologie nimmt das Chaos schnell überhand – vergleichbar mit einer Mannschaft, die in unterschiedlichen Dialekten spricht und dadurch wichtige Befehle missversteht. Hier kommt das Terminologiemanagement ins Spiel.

Terminologiemanagement ist wie der Kompass und die Seekarte, die Ihr Schiff auf Kurs halten. Es geht darum, Fachbegriffe und spezifische Ausdrücke Ihres Unternehmens systematisch zu verwalten. Dadurch stellen Sie sicher, dass in allen Dokumenten, Anleitungen und Kommunikationsmaterialien dieselben Termini verwendet werden, unabhängig von der Ausgangssprache oder dem Absender. – Also an allen Standorten und Niederlassungen.

Aber warum ist das so wichtig?

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Warum Terminologie essenziell ist

Dazu ein Beispiel aus der Praxis: Ein Kunde erhält von Ihrem Marketingteam eine Broschüre, in der ein Produkt als „Flowmeter“ bezeichnet wird, während dasselbe Produkt in der technischen Dokumentation als „Durchflussmesser“ bezeichnet wird. Noch verwirrender wird es, wenn in der englischen Version der Broschüre einmal „Flowmeter“ und ein anderes Mal „Flow Gauge“ verwendet wird.

Der Kunde ist verwirrt und stellt möglicherweise die Professionalität und Kompetenz Ihres Unternehmens in Frage. Solche Missverständnisse können das Vertrauen und die Zufriedenheit Ihrer Kunden beeinträchtigen, Ihre Effizienz verringern und das Image Ihres Unternehmens schädigen. Einheitliche Terminologie in allen Sprachen ist daher unerlässlich, um klare und konsistente Botschaften zu vermitteln.

Durch Terminologiemanagement sichern Sie nicht nur die Qualität Ihrer internen Kommunikation, sondern auch die Ihrer Übersetzungen für Ihre internationalen Niederlassungen oder bei einer Expansion ins Ausland. Denn gerade in der globalen Geschäftswelt ist es wichtig, dass Begriffe in allen Sprachen konsistent und korrekt verwendet werden.

Schnell mal einen Text in einen KI-Übersetzer hineinzukopieren ist – mal abgesehen vom Datenschutzproblem – eine unzureichende Methode, um konsistente Begrifflichkeiten und sprachenübergreifende Terminologie zu erhalten.

Brauche ich Terminologiemanagement?

Unser Quiz verrät Ihnen in 5 kurzen Fragen ob Sie Terminologiemanagement brauchen.

Dauer: 2 Minuten

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Konsistente Fachterminologie: Der Schlüssel zur professionellen Terminologieverwaltung

Corporate Language: Einheitliche Sprache für starke Marken

Eine einheitliche Sprache stärkt die Markenidentität und verleiht Ihrem Unternehmen ein professionelles Erscheinungsbild. Corporate Language, wie es so schön heißt, ist mehr als nur eine Sammlung von Fachbegriffen – sie ist das Rückgrat Ihrer Markenkommunikation. Indem Sie sicherstellen, dass alle Mitarbeiter dieselben Termini und Ausdrücke verwenden, fördern Sie nicht nur die interne Verständigung, sondern auch den Wiedererkennungswert und die Glaubwürdigkeit Ihrer Marke nach außen.

Wer Terminologiemanagement genau nimmt, hat die besten Chancen, sich gegenüber dem Mitbewerb abzuheben und sich als starke Marke zu platzieren.

Die vier größten Vorteile von Terminologiemanagement für Ihr Unternehmen

Einheitliche Kommunikation: Alle Mitarbeiter sprechen dieselbe Sprache, was die Zusammenarbeit erleichtert.
Fehler reduzieren: Klare Definitionen und fixe Benennungen verringern das Risiko von Fehlern und Verwirrung.
Effizientere Prozesse: Eine stets aktuelle, zentrale Terminologiedatenbank spart Zeit bei der Suche nach den richtigen Wörtern und verbessert die Effizienz.
Professioneller Auftritt: Konsistente Terminologie stärkt das professionelle Erscheinungsbild Ihres Unternehmens und verbessert die Wahrnehmung Ihrer Marke.

Hochwertige Übersetzungen durch Terminologiearbeit

Stellen Sie sich vor, Sie müssen einen wichtigen Vertrag in mehrere Sprachen übersetzen lassen. Ohne eine einheitliche Terminologie besteht die Gefahr, dass wichtige Begriffe unterschiedlich übersetzt werden, was zu Irrtümern führen kann und unprofessionell auf die Kunden wirkt. Mit einer guten Terminologie-Pflege haben Sie in allen Sprachen immer die korrekten Benennungen.

Terminologiearbeit ist also der Schlüssel zu qualitativ hochwertigeren Übersetzungen. Durch die Pflege eines Terminologieservers, auf den alle Beteiligten Zugriff haben, erhalten Übersetzer und Lektoren einen eindeutigen Bezugspunkt. Dies hilft, die ursprüngliche Bedeutung und den Kontext während des Übersetzungsprozesses zu bewahren. – Ganz im Einklang mit Ihrem Firmen-Wording.

Ein großer Vorteil von Terminologiemanagement ist die Zeitersparnis: Wenn die Terminologie klar definiert ist, müssen Übersetzer weniger Zeit für Recherchen aufwenden. Dies führt zu schnelleren und präziseren Übersetzungen – und einer Kostenersparnis für Sie.

Leitfaden für Industriebetriebe: Terminologie effektiv verwalten

Wie in einer gut geölten Maschine, in der jedes Zahnrad reibungslos ins nächste greift, genauso sollte auch Ihre Terminologiearbeit ablaufen: effizient, präzise und ohne Reibungsverluste. Mit unserem Leitfaden führen wir Sie Schritt für Schritt zur perfekten Terminologiearbeit und einer standardisierten Begriffsterminologie, damit Sie international erfolgreich kommunizieren.

In 6 Schritten zur perfekten Terminologie

Analyse und Bedarfsermittlung: Ermitteln Sie den Bedarf an Terminologiemanagement in Ihrem Unternehmen. Welche Begriffe sind besonders wichtig?
Terminologieextraktion & Definition: Durchforsten Sie Ihre bestehenden Dokumente und extrahieren Sie relevante Wörter. Definieren Sie diese Termini eindeutig, um Verwechslungen zu vermeiden. Sie sollten klar strukturiert und definiert
Erstellung einer Terminologiedatenbank: Legen Sie eine zentrale Datenbank an, ein Glossar, in dem alle Benennungen gespeichert und verwaltet werden. Das ist eine Art Schatztruhe, ein bedeutender Wissensträger, der jederzeit geöffnet werden kann, um die richtigen Termini zu finden und zu verwenden – Ihr firmenspezifisches Wörterbuch.
Spezialisierte Terminologiemanagement Software nutzen: Verwenden Sie ein Terminologiemanagement-Tool, um Ihre Datenbank effizient zu verwalten und zugänglich zu machen (dazu lesen Sie unten noch mehr).
Schulung und Implementierung: Alle Mitarbeiter sollten die Bedeutung und Verwendung der Terminologie verstehen. Regelmäßige Schulungen und Workshops können hierbei helfen. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der Termbank oder der Software und stellen Sie sicher, dass die neue Terminologie von allen verwendet wird. Um es wieder mit der Metapher des Schiffes zu sagen: Sie und Ihre Crew müssen wissen, wie sie diesen Schatz nutzen können. Schulungen und klare Anweisungen sorgen dafür, dass jeder an Bord das richtige Wort zur richtigen Zeit verwendet.
Kontinuierliche Pflege und Anpassung: Halten Sie Ihre Begriffsdatenbank aktuell und passen Sie sie regelmäßig an neue Anforderungen an. Holen Sie sich dazu auch Feedback von den Mitarbeiter/innen, die damit arbeiten.

Terminologiemanagement ist nicht nur ein trockenes Verwaltungsthema – es ist das Herzstück einer klaren, konsistenten und effektiven Kommunikation. Es hilft Ihrem Unternehmen, Missverständnisse zu vermeiden, Prozesse zu optimieren und eine starke Markenidentität zu präsentieren.

6 sehr gute Gründe für eine Terminologiemanagement-Software?

Eine Terminologiemanagement-Software ist die Lösung, um Ihre Fachbegriffe und spezifischen Ausdrücke systematisch zu verwalten und sich bei der Pflege Zeit zu sparen.

Aber was genau kann solch eine Software für Ihr Unternehmen tun?

Zentrale Verwaltung von Terminologie: Terminologiemanagement-Software bietet eine zentrale Datenbank, in der alle relevanten Begriffe und Definitionen gespeichert werden. Das erleichtert den Zugriff und die Verwaltung. So ist es ganz einfach, dass alle Mitarbeiter stets die aktuellen Benennungen verwenden.
Konsistenz in der Kommunikation: Durch eine strukturierte Terminologiedatenbank wird sichergestellt, dass in allen Kommunikationsmaterialien und Übersetzungen dieselben Wörter verwendet werden. Dies reduziert Missverständnisse und fördert eine klare und konsistente Kommunikation.
Effizienzsteigerung: Die Software spart Zeit und Ressourcen, indem sie die Suche nach den richtigen Termini erleichtert und verhindert, dass Benennungen manuell überprüft werden müssen. Es gibt sogar die Möglichkeit, komplette Textbausteine, von kurzen Phrasen bis hin zu ganzen Sätzen, im System zu speichern. So können bestimmte Passagen immer identisch übersetzt werden. Übersetzer, Lektoren und Mitarbeiter können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren, anstatt nach Wörtern und Formulierungen zu suchen.
Automatisierte Qualitätssicherung: Viele Terminologiemanagement-Systeme bieten Funktionen zur automatischen Überprüfung von Dokumenten. Das stellt sicher, dass die korrekten Termini verwendet werden, und weist auf Inkonsistenzen hin.
Integration in bestehende Systeme: Oft lässt sich solch ein System nahtlos in andere Systeme wie CAT-Tools (Software, die die menschlichen Übersetzenden beim Übersetzen mit einer Fülle von nützlichen Funktionen und Tools unterstützt) integrieren. Das verbessert die Arbeitsabläufe und gewährleistet eine konsistente Nutzung der Terminologie.
Mehrsprachigkeit: Terminologieverwaltungssoftware unterstützt in der Regel mehrere Sprachen und hilft dabei, Ihre Terminologie global einheitlich zu halten.

Terminologieverwaltung mit Excel

Viele kleine und mittlere Unternehmen greifen bei der Verwaltung von Terminologie noch immer auf Excel-Dateien zurück. Das kann zwar Vorteile haben, aber auch erhebliche Herausforderungen mit sich bringen.

Excel ist allgegenwärtig und einfach zu bedienen. Jeder kann ganz einfach Änderungen vornehmen und Dateien weitergeben. Für kleinere Unternehmen ist Excel deshalb eine kostengünstige Lösung ohne zusätzliche Software. Aber Kunden, die vor der Zusammenarbeit mit ALLESPRACHEN noch mit Excel für das Terminologie-Management gearbeitet haben, klagen immer wieder von Problemen.

Wir haben Ihnen hier deshalb die Herausforderungen von Excel in diesem Kontext zusammengestellt…

5 Herausforderungen mit Excel:

Keine zentrale Verwaltung: Unterschiedliche Versionen führen zu Verwirrung und Fehlern. Denn oft weiß dann niemand mehr, welche die aktuelle und freigegebene Version ist. Die Folge: Mitarbeiter nutzen schlichtweg falsche Wörter.
Fehlende Änderungshistorie: Änderungen sind nicht nachvollziehbar, was zu Fehlern führt. Man weiß nach kurzer Zeit schon nicht mehr, wer wann was mit welcher Berechtigung und aus welchem Grund hinzugefügt, verändert oder gelöscht hat.
Eingeschränkte Informationsvielfalt: Ergänzende Bilder, Videos und komplexe Datenstrukturen sind schwer zu handhaben oder würde immense Ladezeiten der Excel-Datei erzeugen.
Mehrsprachigkeit kompliziert: Die Verwaltung mehrsprachiger Begriffe ist kompliziert und fehleranfällig.
Zeitaufwand: Will man gut den Überblick behalten, muss man bestimmte Informationen bei Excel meist händisch eingeben. Beispielsweise den Ersteller eines Eintrags. Wenn man die Info aber jedes Mal händisch eintragen muss, artet das in sehr viel Arbeit aus. Erfahrungsgemäß werden die Mitarbeiter/innen über kurz oder lang „schlampig“ und tragen nicht mehr alles ein, was eigentlich eingetragen werden sollte – denn es kostet im Alltag einfach zu viel Zeit.

Nehmen wir nochmal das Bild mit Ihrer Firma als Schiff: Wenn zig verschiedene Versionen von Excel-Tabellen im Unternehmen kursieren, dann ist das so, als hätte jedes Crewmitglied seine eigene Karte und niemand weiß genau, welche die richtige oder aktuelle ist. Sie können sich vorstellen, zu was für einem Chaos das führt!

Excel ist eine einfache und kostengünstige Lösung für kleine Unternehmen, stößt jedoch bei wachsender Komplexität schnell an seine Grenzen. Man könnte sagen, es ist in Sachen Terminologie die Steinzeitmethode. Aber für kleine Unternehmen bis zu einem gewissen Grad durchaus geeignet.

Eine spezialisierte Terminologiemanagement-Software bietet aber gerade für mittlere und große Unternehmen klare Vorteile, wie eine zentrale Verwaltung und einfache Nachverfolgung von Änderungen.

Der innovative Ansatz für Terminologiemanagement im Unternehmen – LANI

Insbesondere viele kleine und mittelständische Betriebe mussten bisher aufgrund hoher Kosten auf ein professionelles Terminologiemanagement verzichten. Die Plattform LANI – Language Intelligence Platform – von ALLESPRACHEN löst dieses Problem und geht sogar noch einen Schritt weiter.

Sie ist mehr als nur ein einfaches Terminologiemanagement-Tool. Es ist eine All-in-One-Plattform, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Unternehmens-Terminologie zentral zu speichern und zu verwalten, wobei Übersetzer, Lektoren sowie Ihre eigenen Mitarbeiter auf die gleichen Benennungen zugreifen können. Das reduziert Verwirrung und verbessert die Kommunikationsqualität erheblich.

Sie haben über LANI 24/7 Zugang zu all Ihren Übersetzungen, können selber Änderungen an den Termini vornehmen und sogar einsehen, wie weit die Übersetzer und Lektoren mit Ihrer Arbeit sind.

Zudem gibt es den modernen KI-Sofortübersetzer für schnelle, kostenlose Übersetzungen, der (datensicher) auf Ihre Terminologie zugreift. Sie nutzen also die Vorteile eines KI-Übersetzers, können sich aber auf Datensicherheit und auf Ihre individuelle, einheitliche Terminologie verlassen. Damit sparen Sie eine Menge Zeit, Geld und Nerven!

Fünf Zusatznutzen für Ihren Erfolg

LANI bietet eine Vielzahl von Funktionen, die es von anderen Terminologiemanagement-Systemen abheben. Zu den besonderen Features gehören:

Zentrale Verwaltung von Fachbegriffen: Mit LANI können alle Abteilungen – von Marketing über PR bis hin zur Technik – auf eine einheitliche Terminologie zugreifen. Dies stellt sicher, dass alle Mitarbeiter dieselben Termini verwenden und Missverständnisse vermieden werden.
Einfache Bedienung und niedrige Kosten: LANI kombiniert die Benutzerfreundlichkeit von Excel-Tabellen mit den Vorteilen spezialisierter Terminologieverwaltungsprogramme. Es ist intuitiv zu bedienen und vergleichsweise kostengünstig (derzeit sogar kostenlos! [verlinken!]), was es auch für kleinere Unternehmen sehr attraktiv macht.
Datenschutz und Sicherheit: Die Plattform stellt sicher, dass alle Daten datenschutzkonform verarbeitet werden. Ihre vertraulichen Informationen bleiben geschützt und werden nicht an Dritte weitergegeben.
Schnelle Echtzeit-Übersetzungen: Mit LANI können Sie kurze Texte schnell und sicher übersetzen, ohne dass Ihre Daten das Unternehmen verlassen und ohne zusätzliche Übersetzungskosten. Dabei werden die firmenspezifischen Wörter automatisch berücksichtigt, was die Übersetzungsqualität und -konsistenz verbessert.
Flexible Anpassung an Ihre Bedürfnisse: LANI ist flexibel und kann an die spezifischen Anforderungen und Workflows Ihres Unternehmens angepasst werden. Dies umfasst auch die Möglichkeit, Metadaten und spezifische Notizen zu Fachbegriffen hinzuzufügen, um deren korrekte Verwendung zu gewährleisten.

LANI ermöglicht eine einfache und effiziente Verwaltung Ihrer Terminologien, sodass Sie immer den Überblick behalten.

Effektive Terminologiepflege in der Praxis

Ein Industriebetrieb, der LANI erfolgreich implementiert hat, ist DAM Anlagenbau. Durch die Nutzung von LANI kann die Firma DAM sicherstellen, dass die Terminologie im Unternehmen effektiv verwaltet und gepflegt wird, was wiederum zu einer verbesserten Kommunikation und einem professionellen Auftritt gegenüber Kunden und Partnern führt. Auch das Wording der Kunden bleibt dadurch stets konsistent.

Erfolgreiche Implementierung

Die Implementierung eines Terminologie-Systems braucht natürlich zu Beginn einmalig einen größeren Zeitaufwand. Aber die Vorteile eines solchen Systems gleichen diesen mit Sicherheit wieder aus: Langfristige Kosten- und Zeitersparnis und mehr Sicherheit durch eindeutig definierte und einheitlich eingesetzte Terminologie.

LANI verbindet die Vorteile von intuitiven Excel-Dateien und teuren Terminologieverwaltungs-Systemen. Man hat eine einfache und intuitive Bedienung und geringe Kosten. Zusätzlich aber auch die Vorteile einer spezialisierten, professionellen Terminologieverwaltung.

Mit dieser Plattform können Unternehmen ihre Kommunikationsprozesse optimieren, Missverständnisse vermeiden und die Qualität ihrer Übersetzungen erheblich verbessern. Insbesondere kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von den vielen praktischen Zusatzfunktionen und der Flexibilität von LANI. Aber auch größere Unternehmen mit einer Vielzahl an ausländischen Niederlassungen und Termini verschaffen sich einen (fast unfairen) Vorteil gegenüber der Konkurrenz. Denn wer seine Terminologie beherrscht, hat die Nase vorn und sichert sich international einen entscheidenden Marktvorteil.