Was ist Terminologiemanagement? Ein umfassender Ratgeber für Unternehmer

Konsistente Sprache ist der Schlüssel zur Klarheit und Wiedererkennung. Sie stärkt die Markenwahrnehmung, steigert die Effizienz und minimiert Missverständnisse. Besonders in einem internationalen Kontext.

Doch wie stellen Sie sicher, dass Ihre Fachbegriffe weltweit einheitlich verwendet werden? Durch professionelles Terminologiemanagement!

Wer dieses Thema ernst nimmt, hat beste Chancen, sich von der Konkurrenz abzuheben und als starke Marke zu positionieren. Leider hinken hier viele Unternehmen hinterher. Dabei ist die Umsetzung heute dank geeigneter Software einfach zu realisieren.

Was ist Terminologiemanagement?

Mir fällt der folgende Vergleich ein: Sie sind der Kapitän eines großen Schiffes, das durch die Gewässer der weltweiten Geschäftswelt navigiert. Das Schiff ist Ihr Unternehmen, die Mannschaft Ihre Mitarbeiter. Sie alle jonglieren mit verschiedenen Sprachen und Fachtermini. Ohne standardisierte Regelungen bricht schnell Chaos aus.

Terminologiemanagement hält Ihr Schiff auf Kurs. Es geht darum, die Fachbegriffe und spezifischen Ausdrücke Ihres Unternehmens systematisch zu verwalten. So gewährleisten Sie, dass in allen Dokumenten dieselben Termini zum Einsatz kommen. Unabhängig von der Ausgangssprache oder dem Absender, an allen Standorten und Niederlassungen.

Darum ist eine korrekte Terminologie wichtig

Ein Beispiel aus der Praxis, wie ich es selbst dutzende Male erlebt habe. Ein Kunde erhält von Ihrem Marketingteam eine Broschüre, in der ein Produkt als „Durchflussmesser“ bezeichnet wird. Der gleiche Artikel heißt in der Dokumentation „Durchflussgerät“. Noch verwirrender wird es, wenn in der englischen Version „Flowmeter“ und ein anderes Mal „Flow Gauge“ geschrieben steht.

Solche Missverständnisse führen zu einem Vertrauensverlust. Der Kunde ist verwirrt, stellt möglicherweise Ihre Kompetenz infrage. Das muss nicht sein!

Einheitliche Kommunikation stärkt nachweislich die Kundenbindung

Eine standardisierte Sprache festigt die Markenidentität und verleiht Ihrem Unternehmen ein seriöses Image. Die Firmenterminologie bildet das Rückgrat Ihrer Kommunikation. Das ist entscheidend: Laut Sprout Social Index Report von 2023 sehen 33 % der Verbraucher in einer starken Identität den Schlüssel zur Einzigartigkeit einer Marke. In Märkten mit ähnlichem Produktnutzen wird die Sprache damit zu einem der wichtigsten Differenzierungsmerkmale.

Auch für die Kundenerfahrung spielt die korrekte Sprache eine zentrale Rolle. 90 % der Kunden erwarten, dass ihre Interaktionen mit einer Marke über alle Kanäle hinweg konsistent sind. Corporate Language ermöglicht es Ihrem Unternehmen, diese Anforderung zu erfüllen.

Terminologiearbeit ist der Schlüssel zu hochwertigen Übersetzungen

Nehmen wir an, Sie müssen einen Vertrag in mehrere Sprachen übersetzen lassen. Ohne klare Terminologie besteht die Gefahr, dass wichtige Begriffe unterschiedlich übersetzt werden. Dies kann zu Fehlern führen und wirkt unprofessionell.

Durch die Pflege eines Terminologieservers, auf den alle Beteiligten Zugriff haben, erhalten Übersetzer und Korrekturleser einen eindeutigen Bezugspunkt. Dies hilft, die ursprüngliche Bedeutung und den Kontext während des Übersetzungsprozesses beizubehalten. Ganz im Sinne Ihres Corporate Wordings. Ein weiterer Faktor ist die Zeitersparnis: Wenn die Terminologie klar definiert ist, müssen Übersetzer weniger Zeit für Recherchen aufwenden. Das Ergebnis ist ein schnellerer und genauerer Übersetzungsprozess.

Terminologie effektiv verwalten – Leitfaden für Industriebetriebe

Terminologiemanagement sollte wie eine gut geölte Maschine funktionieren, in der jedes Zahnrad in das andere greift: effizient, präzise und ohne Reibungsverluste. Mit unserem Leitfaden führen wir Sie Schritt für Schritt zu einer einheitlichen Fachterminologie. Damit Sie international erfolgreich kommunizieren können.

In 6 Schritten zur perfekten Terminologie

• 1. Analyse: Ermitteln Sie den Bedarf an Terminologiemanagement in Ihrem Unternehmen. Welche Begriffe sind wichtig?
• 2. Definition: Durchforsten Sie Ihre bestehenden Dokumente und extrahieren Sie relevante Wörter. Definieren Sie diese eindeutig, um Verwechslungen zu vermeiden. Die Liste sollte klar strukturiert sein.
• 3. Erstellung einer Terminologiedatenbank: Legen Sie ein Glossar an, in dem alle Benennungen gespeichert sind. Dies ist Ihre „Schatztruhe“: ein wichtiger Wissensspeicher, der jederzeit geöffnet werden kann, um die richtigen Begriffe zu finden und zu verwenden.
• 4. Implementierung und Organisation: Verwenden Sie eine Software, um Ihre Datenbank effizient zu verwalten und für alle zugänglich zu machen. Zum Beispiel LANI.
• 5. Schulung: Ihre Mitarbeiter sollten die Bedeutung und Verwendung von Terminologie verstehen. Dies erreichen Sie durch regelmäßige Trainings bzw. Workshops. Schulen Sie Ihr Team im Umgang mit der Software. Stellen Sie sicher, dass die neue Terminologie von allen verwendet wird.
• 6. Kontinuierliche Pflege: Halten Sie Ihre Datenbank aktuell und passen Sie diese an neue Anforderungen an. Holen Sie dazu regelmäßig Feedback von Ihren Mitarbeitern ein.

So profitiert Ihr Unternehmen von einer professionellen Terminologiemanagement-Software

• Zentrale Verwaltung: Die Software beinhaltet eine zentral geführte Datenbank, in der alle relevanten Begriffe und Definitionen gespeichert sind. So ist es für alle Beteiligten ein Leichtes, stets die aktuellen Begrifflichkeiten zu nutzen.
• Konsistente Kommunikation: Eine strukturierte Datenbank stellt sicher, dass in allen Materialien dieselben Wörter verwendet werden. Dies reduziert Missverständnisse.
• Effizienzsteigerung: Das System erleichtert die Suche nach den korrekten Begriffen. Dies spart Zeit und Ressourcen. Überdies besteht die Möglichkeit, Textbausteine im System zu hinterlegen. Sie reichen von kurzen Phrasen bis zu ganzen Sätzen. Lektoren und Mitarbeiter können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.
• Automatisierte Qualitätssicherung: Viele Anwendungen enthalten Funktionen zur selbsttätigen Überprüfung von Dokumenten. Falsche Begriffe und Inkonsistenzen werden sofort sichtbar.
• Integration in bestehende Systeme: Häufig lässt sich die Software nahtlos in andere Systeme wie CAT-Tools einbinden. Dabei handelt es sich um Anwendungen, die menschliche Übersetzer mit einer Vielzahl von Funktionen unterstützen. Die Integration verbessert die Arbeitsabläufe und gewährleistet die konsequente Verwendung von Terminologie.
• Mehrsprachigkeit: Profi-Software unterstützt in der Regel mehrere Sprachen und hilft Ihnen, Ihre Kommunikation global konsistent zu halten.

Vorsicht bei der Terminologieverwaltung mit Excel

Kleine und mittlere Unternehmen verwenden oft Excel für die Terminologieverwaltung. Aus Erfahrung mit vielen Unternehmern weiß ich: Dies ist eine zwiespältige Entscheidung. Zwar handelt es sich um eine kostengünstige Lösung. Sie birgt jedoch erhebliche Herausforderungen und Fallstricke. 

Excel bietet keine zentrale Verwaltung und keine nachvollziehbare Änderungshistorie. So bleibt oft unklar, wer Änderungen vorgenommen hat, warum sie vorgenommen wurden – und um welche Änderungen es sich überhaupt handelt.  

Mehrsprachige Begriffe lassen sich nur umständlich und fehleranfällig verwalten. Ergänzende Bilder, Videos oder komplexe Datenstrukturen sind schwer zu handhaben. Zudem führen sie zu immensen Ladezeiten. Hinzu kommt der hohe Zeitaufwand für manuelle Eingaben, der häufig zu Nachlässigkeiten führt: Mitarbeiter tragen nicht alle Informationen ein, weil es im Alltag einfach zu viel Arbeit bedeutet.

Für kleine Unternehmen mag Excel gerade noch ausreichen. Bei steigender Komplexität stößt es aber schnell an seine Grenzen. Das bedeutet aber nicht, dass Sie tief in die Tasche greifen müssen.

LANI: Die moderne All-in-One-Lösung für Ihr Terminologiemanagement

Viele Unternehmen mussten bisher aufgrund der hohen Aufwände auf ein effektives Terminologiemanagement verzichten. ALLESPRACHEN löst dieses Problem und geht noch einen Schritt weiter.

LANI (The Language Intelligence) verbindet modernste KI-Technologie mit jahrzehntelanger Erfahrung in der Übersetzungsbranche. Sie profitieren von den Vorteilen intuitiv bedienbarer Excel-Tabellen und teurer Verwaltungssysteme. 

Die Bedienung ist einfach, die Kosten sind gering.

Die Online-Plattform bietet Übersetzungsprozesse in beliebigen Sprachkombinationen, die automatisch Ihre Terminologie berücksichtigen. Fachbegriffe werden zuverlässig harmonisiert, unpassende Begriffe konsequent ausgeschlossen.

Sie bestimmen, wer Zugriff auf Ihre Datenbank hat. Auf Wunsch können Ihre Mitarbeiter selbstständig Wörter und Phrasen hinzufügen, anpassen oder löschen. Über ein Archiv erhalten Sie rund um die Uhr Einsicht in alle bisherigen Projekte. Die benutzerfreundliche Review-Oberfläche ermöglicht es zudem, Änderungen im Dokument sofort im Layout nachzuvollziehen.

Klingt spannend? 

LANI und Excel im direkten Vergleich

Fazit

Die Implementierung eines hochwertigen Terminologiemanagements ist entscheidend für die Verbesserung der Kommunikation und die Aufrechterhaltung einer starken Corporate Identity. Auch wenn die Einführung zunächst mit Aufwand verbunden ist, überwiegen langfristig die Vorteile. Und zwar deutlich.

Aus meiner Erfahrung mit Unternehmen, die Terminologiemanagement erfolgreich eingeführt haben, weiß ich: Die langfristigen Einsparungen in Übersetzungs- und Korrekturprozessen sind erheblich. In vielen Fällen konnte auch die Markteinführung neuer Produkte beschleunigt werden, weil Abstimmungen und Anpassungen schneller abgeschlossen waren. 

Zusammengefasst: Eine klare Terminologie spart Zeit und Kosten, reduziert Fehler und stärkt das Vertrauen in Ihre Marke. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die international tätig sind oder eine mehrsprachige Kommunikation benötigen.