Wie wir Datenschutz gewährleisten

Datenschutz ist Vertrauenssache. Wir zeigen Ihnen transparent, mit welchen technischen und organisatorischen Maßnahmen wir die DSGVO umsetzen und wie wir sicherstellen, dass Ihre Daten ausschließlich für Ihr Übersetzungsprojekt verwendet werden.

Vor der Übersetzung

Datenschutz ist uns als Partner dutzender börsennotierter Unternehmen, (Patent-)Anwaltskanzleien oder Organisationen aus dem Bereich F&E nicht nur wichtig, es ist unser täglich Brot. „Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser“ ist aber natürlich ein völlig legitimer und sinnvoller Leitsatz, weshalb wir Ihnen gerne eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnen.  (LINK zu Firmenkunden > Vertraulichkeitserklärungen Text)

Eine der wichtigsten Maßnahmen zum Thema Datenschutz ist die Möglichkeit einer sicheren Datenübertragung. Wenn E-Mails, Dropbox, OneDrive oder WeTransfer Ihnen nicht sicher genug sind, haben wir genau die richtige Lösung für Sie. Durch modernste Verschlüsselungen und einem eigen-gehosteten Upload gewährleisten wir Ihnen eine sichere Übertragung Ihrer Dateien. (LINK Sichere Übertragung Ihrer Dateien)

Bei der Übersetzung

Wie sich die Qualitätssicherung durch den gesamten Auftragsprozess ziehen muss, ist es auch nötig, dass sich der Datenschutz und die Vertraulichkeit von Anfang bis Ende durchziehen. Aus diesem Grund haben wir mit all unseren internen und externen Partner:innen strikte Vertraulichkeits- und Geheimhaltungsvereinbarungen, mit denen wir den Schutz all Ihrer Daten gewährleisten[O3] . (LINK Vertraulichkeitserklärungen mit Übersetzern)

Wir nehmen den Schutz Ihrer Daten ernst! Deshalb erfolgt auch die Übermittlung der Dokumente an unsere Übersetzungsteams gesichert über den von uns selbst gehosteten, verschlüsselten Server und nicht etwa über E-Mail, WeTransfer oder andere Services.

Nach der Übersetzung

Nach erfolgter Übersetzung erhalten Sie Ihre Dateien wieder auf dem gleichen Weg retour, wie Sie sie uns übermittelt haben, sei es nun über E-Mail bei weniger heiklen Angelegenheiten, oder über unsere selbst gehostete Upload-Plattform. Auf Ihren Wunsch hin laden wir Ihnen die Datei auch gerne auf Ihr SharePoint oder andere Systeme.

Zusätzlich speichern wir Ihre Auftragsdaten – sofern nicht anderweitig von Ihnen gewünscht – laut gesetzlicher Aufbewahrungsfrist auf unserem verschlüsselten Server. Auf Ihren ausdrücklichen Wunsch hin können wir diese Fristen aber auch verkürzen oder verlängern.

(LINK Was mit Ihren Dateien nach der Übersetzung passiert)

Schutzmaßnahmen

Als Übersetzungsbüro ist uns bewusst, wie sensibel viele der uns anvertrauten Dokumente sind. Ob geschäftliche Unterlagen, technische Datenblätter, rechtliche Verträge oder persönliche Dokumente – der Schutz Ihrer Daten hat für uns höchste Priorität.

Unsere Schutzmaßnahmen im Überblick

Wir setzen eine Vielzahl an organisatorischen und technischen Maßnahmen um, um Ihre Daten bestmöglich zu schützen:

Vertraulichkeit & Zugriffskontrolle

• Alle internen und externen Mitarbeitenden sind vertraglich zur Vertraulichkeit gemäß DSGVO verpflichtet.
• Der Zugriff auf Kundendaten erfolgt ausschließlich nach dem Prinzip der Notwendigkeit („Need-to-know“).
• Bei sensiblen Inhalten setzen wir auf verschlüsselte Datenübertragungen und geschützte Arbeitsumgebungen.

Datenspeicherung & -verarbeitung

• Ihre Dokumente werden ausschließlich auf sicheren, von uns selbst gehosteten Servern innerhalb Österreichs gespeichert.
• Übersetzungen werden auf Wunsch direkt nach Projektabschluss gelöscht.
• Eine Weitergabe an Dritte erfolgt niemals ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung.

Verschlüsselung & Übertragung

• Alle Datenübertragungen zwischen Ihnen und unserem System erfolgen auf Wunsch ausschließlich verschlüsselt (TLS/SSL) bzw. Ende-zu-Ende über eine von uns gehostete Übertragungsplattform statt.

Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO

• Wenn Sie uns personenbezogene Daten zur Übersetzung übermitteln, handeln wir als Auftragsverarbeiter im Sinne der DSGVO.
• Gerne stellen wir Ihnen auf Anfrage einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zur Verfügung.

Datensicherheit bei maschineller Vorübersetzung

• Falls wir zur Effizienzsteigerung auf Ihren Wunsch hin unterstützende KI-Übersetzungstools einsetzen, geschieht dies ausschließlich über DSGVO-konforme Systeme, bei denen keine dauerhafte Speicherung oder Weiterverwendung Ihrer Daten erfolgt.