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06.06.2014
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Wie kundenfreundlich sind Ihre Formulare?

Im Zeitalter von E-Mail und SMS freut sich doch jeder darüber, noch das eine oder andere Mal einen Brief zu erhalten. Diese nostalgische Freude wird allerdings recht bald getrübt, wenn man den Inhalt des Briefes einfach nicht versteht, weil er sich nämlich folgendermaßen liest:

um die Höhe der von Ihnen entrichteten Beiträge zur gesetzlichen Kranken und Pflegeversicherung (§ 10 Abs. 2a EStG) bzw. der von der Künstersozialkasse an Sie gezahlten Zuschüsse zu Ihrer privaten / freiwilligen Kranken- und Pflegeversicherung zwecks Berücksichtigung beim Sonderausgabenabzug an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) melden zu können, benötigen wir Ihre Steuer-Identifikationsnummer.

Sprechen Sie Amtsdeutsch?

Offizielle Schreiben, egal, ob diese von einem Amt kommen oder ob es sich dabei um Geschäftsschreiben handelt – meinen es meist etwas zu gut mit dem formellen Stil. Sie strotzen nur so vor Schachtelsätzen, die sich gut und gern über vier Zeilen oder mehr ziehen können, Fremdwörtern und zitierten Passagen aus Gesetzestexten, die selbst einen Juristen ins Schwitzen bringen können.

Gerade im offiziellen Schriftverkehr wir oft festgehalten an einer veralteten Struktur und Rhetorik, die weder zeitgemäß, noch verständlich für Otto Normalverbraucher ist. Doch das muss nicht so sein. Seien Sie kein Herr Hofrat, der in seiner dunklen Amtsstube sitzt und seine Kunden mit einem Gemisch aus shakespeareschem Sonett und Gesetzeskodex in den Wahnsinn treibt.

6 einfache Tipps für einfachere Korrespondenzen

Diese paar einfachen Tricks helfen Ihnen, in Ihrer Unternehmenskorrespondenz wieder zurückzufinden zu einer einfacheren und damit auch kundenfreundlicheren Sprache:

  • Vermeiden Sie fachspezifische Abkürzungen:

Abkürzungen müssen für den Adressaten verständlich sein. Wenn es sich um eine unübliche Abkürzung handelt, schreiben Sie den Begriff beim ersten Mal aus und geben Sie die Abkürzung in Klammern an. Danach können Sie im weiteren Text getrost die Abkürzung verwenden.

  • Halten Sie sich zurück beim Gebrauch von Fremdwörtern und Fachbegriffen:

Auch wenn man sich das nach vielen Jahren im Geschäft vielleicht nicht mehr vorstellen kann, gibt es doch für so gut wie jedes Fachvokabular eine Entsprechung in der deutschen Sprache. Im Zuge der zunehmenden Internationalisierung vergisst man oft, dass der Begriff „Curriculum Vitae“, der im englischen Sprachraum verwendet wird, im Deutschen Lebenslauf heißt. Nicht allgemein gebrauchte Fachbegriffe sollten, wenn sie nicht umgangen werden können, auf jeden Fall erklärt werden.

  • In der Kürze liegt die Würze:

Ein Satz sollte auf keinen Fall aus mehr als einem Haupt- und einem Nebensatz bestehen. Sie sollten kurze Gedanken fassen und gleich zur Sache kommen. Sätze mit drei oder gar vier Nebensätzen sind absolut verboten. Auch Wörter sollten eher kurz als lang sein. Und wenn es doch einmal ein langes, zusammengesetztes Hauptwort sein muss, nehmen Sie sich ruhig die Freiheit heraus, die Lesbarkeit durch Bindestriche zu erhöhen.

  • Zeitwort vor Hauptwort:

Geben Sie Handlungen durch Verben wieder und nicht durch unnötige Substantivierungen, also:

„Wie telefonisch vereinbart, bitte ich Sie, das beiliegende Schreiben ins Englische zu übersetzten.“

anstelle von:

„Das als Beilage angeschlossene Schreiben wird entsprechend der telefonischen Rücksprache mit dem Ersuchen um die Übersetzung in die englische Sprache übermittelt.“

Gleichzeitig vermeiden Sie so auch unnötige Passivformen, die viele noch immer fälschlicherweise als Zeichen eines besonders kultivierten Stils ansehen. Haben Sie ruhig Mut zur Ich-Botschaft!

  • Finger weg von allzu schnörkeligen Formulierungen:

Auch falsche Konjunktive, die sich über Generationen in der allzu höflichen Amtssprache Ihren Platz gesichert haben, sollten Sie weglassen.  Besser „Bitte senden Sie den Brief…“ als „... wäre zu senden…“. Tun Sie die Dringlichkeit einer Angelegenheit nicht aufgrund althergebrachter, sinnleerer Höflichkeitsfloskeln ab. Ebenso veraltet sind unnötig schnörkelige Formulierungen durch Zuhilfenahme von Modalverben. Vermeiden Sie ebenso Füllwörter und allzu umständliche Formulierungen!

  • Nennen Sie das Kind beim Namen:

Sie wollen in Ihrem Schreiben etwas aussagen? Dann tun Sie das auch, und zwar ohne Umschweife. Eine „Ablehnung“ muss nicht zu einer „Versagung“ werden und, um Himmels Willen, sprechen Sie ruhig von einem „Wald mit Tieren“ und nicht von einer „Forstwirtschaftlichen Nutzfläche mit Wildtierbestand“.

  • Understatement bei der Übersetzung

Auch beim Übersetzen der Formulare sollten diese Regeln eingehalten werden. Bedenken Sie, dass ein einfacher und leicht verständlicher Text auch leichter und verständlicher zu übersetzen ist, als eine ausschweifende Ode ans Beamtendeutsch. Sollte man es doch mit einem unheimlich komplizierten Ausgangstext zu tun haben, ist es immer angebracht – natürlich sofern sich dadurch inhaltlich nichts ändert – den Text in der Übersetzung bewusst etwas zu vereinfachen. Ausschweifende und umständlich zu lesende Texte können sonst in der Übersetzung leicht noch unlesbarer werden, wenn man sich zu genau an den Wortlaut halten möchte. Es zahlt sich aus, sein Vertrauen bei der Übersetzung in einen erfahrenen und kompetenten Partner zu stecken. Nur so haben Sie die Garantie, dass Ihre Formulare auch auf Englisch, Hindi, Japanisch oder Suaheli kundenfreundlich und leicht verständlich bleiben.

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